บทเรียนที่ 11

เทคโนโลยีสารสนเทศในสำนักงาน

              ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

                การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้

  - เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก เป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
- ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
- ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขที่
เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่
- เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน
- ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)

ภารงานในสำนักงาน
            ในสำนักงานต่างๆ มักจะมีลักษณะงานที่คล้ายคลึงกัน (Common หรือ Generalization) และงานบาง
ประเภทที่แตกต่างกันออกไปแล้วแต่ลักษณะความพิเศษของหน่วยงาน (Specialization)
สำหรับภารกิจซึ่งปฏิบัติคล้ายๆกัน ในสำนักงานสามารถจำแนกได้ดังนี้

• การจัดการด้านเอกสาร
  - การผลิตเอกสารเพื่อจัดส่งสู่ภายนอก หรือ เวียน แจ้ง จัดส่ง ภายในสำนักงาน
  - การรับ/ส่ง เอกสารที่ผลิตจากแหล่งภายนอก เพื่อจัดการ ส่ง เวียน แจ้ง หน่วยงาน หรือบุคคล ภายในหน่วยงาน
• การควบคุมการเข้า-ออก เพื่อใช้รวบรวมข้อมูลการเข้าออกปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล และเพื่อรักษาความ
  ปลอดภัยสำนักงาน
• การนัดหมาย บุคคล/หน่วยงาน ภายในและภายนอกหน่วยงาน
• การจัดทำดูแล หมายกำหนดการ ปฏิทินงานที่ต้องปฏิบัติ
• การติดต่อสื่อสารโดยวิธีโทรศัพท์/แฟลก/ฝากข้อความ ระหว่างบุคคล/หน่วยงานทั้งภายใน และภายนอก
  องค์กร
• การจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ประกอบเป็นหลักฐานทางกฎหมาย การสืบค้นหาเอกสารมาใช้งาน
  การจัดทำสำเนารับรองหลักฐานต่างๆ และการพิจารณาทำลายเอกสารที่จัดเก็บ
• การจัดการเกี่ยวกับการประชุม เช่น การจัดทำหนังสือเชิญ การดำเนินการประชุม การบันทึกการประชุม
  การนำเสนอข้อมูลในการประชุมทั้งการประชุมภายในและภายนอกหน่วยงาน
• การจัดเตรียมงานในการนำเสนองานของบุคคล/หน่วยงานโดยใช้ระบบสื่อประสม (Multimedia)
• การจัดการระบบการประชาสัมพันธ์ และติดต่องานอัตโนมัติโดยบุคคลหรือปราศจากบุคคลทั้งในเวลาและ
  นอกเวลาปฏิบัติงาน

¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹¹